Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

• Boltjes IT Solutions GmbH
• Triftstraße 95-97, 47533 Kleve, Deutschland
• Vertreten durch: Eric Boltjes
• E-Mail: eric [at] boltjes-it [dot] com
• Telefon: 028213982040

Die Kontaktdaten entsprechen den Angaben im Impressum. Eine gesonderte Datenschutzbeauftragte Stelle ist derzeit nicht benannt.

• Bereitstellung des Hosting-Services und Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Abrechnung, Betrugsprävention und Zahlungsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO).
• Betriebssicherheit, Fehleranalyse, Missbrauchsabwehr und Systemhärtung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

• Kontodaten: E-Mail-Adresse, Anzeige-/Discord-Name, Discord-ID, Locale.
• Vertragsdaten: Tarif, Laufzeit, Status, Bot-Limits, Buchungszeitpunkte.
• Zahlungsdaten: Zahlungsstatus, Beträge, Zahlungs- und Abonnementreferenzen (keine vollständigen Kartendaten auf unserer Plattform).
• Bot-Konfigurationsdaten: Name, Prefix, Owner-Discord-ID, Zeitzone, aktivierte Cogs, optionale Profileinstellungen.
• Betriebsdaten: Bot-Status, Health-Daten, technische Log-Auszüge, Audit-Ereignisse.
• Lösch- und Exportdaten: DSGVO-Exporthistorie, Löschanfragen und deren Bearbeitungsstatus.

Für den Betrieb setzen wir spezialisierte Dienstleister ein. Mit diesen bestehen vertragliche Regelungen zur Auftragsverarbeitung, soweit erforderlich.

• Supabase (EU-Region) für Authentifizierung und Datenbankbetrieb.
• Stripe für Zahlungsabwicklung und Abonnementverwaltung.
• Vercel für Hosting und Auslieferung der Webanwendung.
• Discord für OAuth-Anmeldung und technische Anbindung des Bots.
• Resend für den Versand transaktionaler E-Mails (z. B. Löschbestätigungen).
• BotID zum Schutz sensibler API-Aktionen gegen automatisierten Missbrauch.

Einzelne Anbieter können Daten in Staaten außerhalb der EU/des EWR verarbeiten. Soweit dies geschieht, achten wir auf geeignete Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) und ein angemessenes Datenschutzniveau.

• Konto- und Vertragsdaten: Speicherung für die Dauer des Vertragsverhältnisses und bis zur Kontolöschung.
• Abrechnungsrelevante Daten: Speicherung entsprechend handels- und steuerrechtlicher Pflichten (regelmäßig bis zu 10 Jahre).
• Bot-Konfiguration und technische Betriebsdaten: bis zur Löschung des Bots bzw. Kontos oder bis sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind.
• Löschanträge und Audit-Ereignisse: Speicherung zur Nachweisführung und Sicherheitsdokumentation.

• Discord-Bot-Tokens werden verschlüsselt gespeichert und nur für den Betriebszweck entschlüsselt.
• Zugriffe auf Kundendaten sind durch Row-Level-Security und rollenbasierte Trennung eingeschränkt.
• Sicherheitsrelevante Aktionen werden protokolliert, um Missbrauch und Fehler nachvollziehen zu können.

Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies und Session-Informationen verwendet, insbesondere für Login und sichere Sitzungsverwaltung.

Aktuell werden keine aktiven Marketing- oder Analytics-Tracker eingesetzt. Ein möglicher künftiger Analytics-Einsatz wird vorab transparent angekündigt und datenschutzkonform umgesetzt.

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Im Bereich Einstellungen können Sie einen Datenexport als JSON-Datei anfordern und eine Löschung Ihres Kontos inklusive Daten beantragen.

Technisch werden dabei Export- und Löschvorgänge protokolliert und aktive Bot-Instanzen für die Deprovisionierung markiert, damit die Verarbeitung geordnet beendet werden kann.

Die Löschung eines Bots erfolgt über ein zweistufiges Verfahren: Zunächst wird die Löschung über die Benutzeroberfläche angefordert (mit Bestätigung des Bot-Namens), anschließend muss die Löschung über einen per E-Mail zugesandten Link bestätigt werden.

Nach der Bestätigung beginnt eine 7-tägige Karenzzeit, in der die Löschung jederzeit rückgängig gemacht werden kann. Während dieser Zeit wird der Bot gestoppt, die Daten bleiben jedoch erhalten.

Nach Ablauf der Karenzzeit werden alle Bot-Daten einschließlich der Kubernetes-Ressourcen (Namespace, Deployment, Volumes) und des verschlüsselten Bot-Tokens unwiderruflich gelöscht.

Die Bestätigungs-E-Mail wird über den Dienst Resend (Resend, Inc., USA) versendet. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von Resend. Ein Data Processing Agreement (DPA) liegt vor.

Audit-Protokolle zu Löschvorgängen werden gemäß § 147 AO bis zu 10 Jahre aufbewahrt. Eine sofortige Löschung gemäß Art. 17 DSGVO kann jederzeit über die DSGVO-Löschfunktion in den Einstellungen beantragt werden.

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich rechtliche Vorgaben, technische Funktionen oder eingesetzte Dienstleister ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.